Otellerde kimlik fotokopisi dönemi sona erdi! KVKK’dan konaklama tesislerine yeni karar
Tepki Ver
Türkiye genelindeki otel, pansiyon ve diğer konaklama tesislerini yakından ilgilendiren önemli bir düzenleme hayata geçirildi. Kişisel Verileri Koruma Kurulu (KVKK), müşterilerden kimlik fotokopisi alınmasına yönelik uygulamayı inceleyerek bu işlemin hukuki dayanağı bulunmadığına karar verdi. Resmî Gazete’de yayımlanan ilke kararıyla birlikte konaklama işletmeleri, misafirlerin kimlik belgelerinin fotokopisini alamayacak, tarayamayacak ve saklayamayacak. Ancak otellerin Kimlik Bildirme Kanunu kapsamında misafirlerin gerekli kimlik bilgilerini kaydetme yükümlülüğü devam edecek. Düzenleme ayrıca geçmişte alınan kimlik fotokopilerinin mevzuata uygun şekilde imha edilmesini öngörüyor. Yeni karara aykırı hareket eden işletmeler hakkında idari yaptırım uygulanabilecek. Böylece konaklama sektöründe kişisel verilerin korunması ve gereksiz veri toplanmasının önlenmesi amaçlanıyor. Karar, otel girişlerindeki mevcut kayıt uygulamalarının yeniden düzenlenmesini de gerektiriyor.
Türkiye’deki otel, pansiyon ve benzeri konaklama işletmelerini ilgilendiren önemli bir kişisel veri koruma kararı alındı. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, konaklama tesislerinde uzun süredir uygulanan kimlik fotokopisi alma işlemini değerlendirdi ve bu uygulamanın hukuki dayanağı bulunmadığına karar verdi.
Resmî Gazete’de yayımlanan bu ilke kararıyla birlikte, işletmelerin kimlik bildirim yükümlülüğü ile müşterilerin kimlik belgelerinin kopyalanması arasındaki ayrım netleştirildi. Karara göre otellerin misafirlerin kimlik bilgilerini ilgili mevzuat çerçevesinde kaydetmesi mümkün olmaya devam ederken, kimlik belgesinin fotokopisinin alınması gerekli ve ölçülü bir veri işleme faaliyeti olarak kabul edilmiyor.
Oteller artık kimlik fotokopisi alamayacak
KVKK’nın ilke kararına göre konaklama tesisleri, misafirlerden T.C. kimlik kartlarının fotokopisini isteyemeyecek. Kimlik belgelerinin taranarak dijital ortama aktarılması veya kopyalarının saklanması da karar kapsamında değerlendiriliyor.
Kurul, kimlik belgesinin fotokopisinin alınmasının konaklama hizmeti için gerekli olandan daha fazla kişisel verinin işlenmesine yol açtığını belirtti. Bu nedenle işletmelerin kimlik tespiti için belgeyi kontrol etmesi ile belgenin tamamını kopyalaması farklı işlemler olarak ele alındı.
Karar, konaklama tesislerinde kişisel verilerin yalnızca gerekli olduğu ölçüde işlenmesi ilkesini öne çıkarıyor.
Otelde kimlik göstermek yeterli mi?
Yeni düzenleme, otellerde kimlik kontrolünün kaldırıldığı anlamına gelmiyor. Konaklama tesislerinin, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu ve ilgili düzenlemeler kapsamında misafirlerin kimlik bilgilerini kaydetme yükümlülüğü devam ediyor.
Ancak bu yükümlülük, kimlik belgesinin fotokopisinin alınmasını gerektirmiyor. İşletmeler, misafirin kimliğini kontrol ederek mevzuatın öngördüğü bilgileri kayıt altına alabilecek.
Böylece otel girişlerinde kimlik doğrulama ve kayıt işlemleri sürdürülecek, ancak kimlik kartının tamamının kopyalanması uygulamasına son verilecek.
Daha önce alınan kimlik fotokopileri imha edilecek
KVKK’nın kararında yalnızca bundan sonraki uygulamalara değil, geçmişte toplanan kimlik fotokopilerine ilişkin de düzenleme yer aldı.
Buna göre konaklama tesislerinin daha önce müşterilerden aldığı kimlik fotokopilerinin, işlenmesini gerektiren hukuki sebeplerin ortadan kalkması nedeniyle imha edilmesi gerekiyor.
Bu yükümlülük, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 7’nci maddesi kapsamında değerlendiriliyor. Söz konusu madde, kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesine ilişkin esasları düzenliyor.
Dolayısıyla işletmelerin geçmişte topladıkları kimlik fotokopilerini de gözden geçirerek ilgili mevzuata uygun şekilde imha etmesi gerekecek.
Oteller fatura için gerekli bilgileri almaya devam edebilecek
KVKK, kararında konaklama işletmelerinin faturalandırma işlemlerine de açıklık getirdi. Vergi Usul Kanunu kapsamında fatura düzenlemek için gerekli kişisel verilerin işlenmesi, hukuki yükümlülükler çerçevesinde devam edebilecek.
Bu nedenle kimlik fotokopisi yasağı, otellerin müşterilerinden hiçbir kimlik bilgisi alamayacağı anlamına gelmiyor. İşletmeler, kimlik bildirimi ve faturalandırma gibi yasal işlemler için gerekli bilgileri ilgili mevzuatın sınırları içinde kaydedebilecek.
Ancak bu işlemler gerekçe gösterilerek kimlik belgesinin tamamının fotokopisinin alınması veya saklanması hukuka uygun kabul edilmeyecek.
Kimlik fotokopisi almaya devam eden otellere yaptırım uygulanabilecek
KVKK’nın ilke kararına aykırı şekilde kimlik fotokopisi alma uygulamasını sürdüren konaklama işletmeleri hakkında idari yaptırım uygulanabilecek.
Kararda, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 18’inci maddesi kapsamında işlem yapılabileceği belirtildi. Bu nedenle otel ve benzeri işletmelerin mevcut kimlik kayıt süreçlerini yeni karara uygun hâle getirmesi önem taşıyor. Alınan kararla birlikte konaklama sektöründe hem kimlik bildirimi yükümlülüğünün sürdürülmesi hem de misafirlerin kişisel verilerinin gereğinden fazla toplanmasının önlenmesi hedefleniyor.
